Для чего нужны акты приема-передачи квартиры в посуточной аренде

Акт приема-передачи обычно оформляют приложением к договору. В нем стороны фиксируют передачу жилья, имущества и ключей, а также их состояние. Сам по себе акт не заменяет договор: договор устанавливает условия проживания и обязанности сторон, а акт подтверждает, что жилье и имущество передали гостю.

Акт фиксирует исходную точку. Например, до заселения на столешнице уже была царапина, а на дверце шкафа — скол. Если зафиксировать повреждения в акте или приложить к нему фотографии, после выезда гостя их уже не смогут ошибочно отнести на его счет.

Зачем нужен акт приема-передачи квартиры собственнику:

• подтвердить передачу жилья и ключей;
• зафиксировать состояние отделки, мебели и техники; 
• перечислить ценное имущество, которое находится в квартире;
• отметить повреждения и неисправности, обнаруженные до заселения;
• сравнить состояние жилья до заезда и после выезда гостя;
• использовать документ вместе с договором, фотографиями и видеозаписями при возникновении спора.

При посуточном размещении осматривать квартиру вместе с каждым гостем неудобно, особенно при бесконтактном заселении. Поэтому акт можно сделать короче и дополнить фотографиями или видеозаписями.

Закон не требует составлять отдельный акт при каждом краткосрочном заселении. Отсутствие отдельного акта само по себе не лишает письменный договор юридической силы. Однако без акта собственнику будет сложнее подтвердить состояние имущества в момент заселения. Поэтому вопрос о том, нужны ли акты при посуточной сдаче в  аренду, в зависимости от обстоятельств решается по‑разному.

Акт необходимо оформить, если стороны закрепили такой порядок в договоре. Например, договорились, что собственник передает квартиру, имущество и ключи только после подписания приложения. В этом случае документ подтверждает, что условия договора выполнены.

Если договор не предусматривает отдельного приложения, собственник может включить сведения о состоянии квартиры и имуществе непосредственно в его текст. Например, перечислить технику, указать количество ключей и добавить пункт о том, что гость ознакомился с состоянием жилья до заселения. Для бронирования на одну или две ночи сведения об имуществе проще включить прямо в договор. 

Если в квартире есть дорогая техника, мебель или предметы интерьера, отсутствие акта может осложнить спор. Чтобы решить, нужен ли акт по договору аренды, учитывайте стоимость имущества, способ заселения и возможность зафиксировать состояние жилья другими способами.

Унифицированной формы документа нет, поэтому собственник может подготовить свой шаблон. Акт приема-передачи при посуточной аренде обычно делают приложением к договору и указывают, к какому договору он относится. Формулировки должны быть конкретными: вместо «техника в хорошем состоянии» лучше написать «телевизор включается, на экране нет трещин и царапин». Общие оценки здесь не работают.

В акт обычно включают:

• название документа, дату и место составления;
• номер и дату договора;
• Ф. И. О. собственника или его представителя и гостя;
• адрес квартиры;
• дату и время передачи жилья;
• состояние комнат, кухни, санузла, окон, дверей и отделки;
• перечень мебели, бытовой техники и других ценных вещей;
• состояние имущества и уже имеющиеся повреждения;
• количество переданных ключей, брелоков, пультов и пропусков;
• показания счетчиков, если они нужны для расчетов;
• ссылки на фотографии или видеозаписи, приложенные к документу;
• подписи сторон.

Чтобы составить акт приема-передачи, не нужен сложный юридический язык. Необязательно перечислять каждую тарелку или полотенце. Отдельно опишите ценное имущество и предметы, из-за которых чаще всего возникают споры: телевизор, варочную панель, холодильник, стиральную машину, диван, матрас, сантехнику и входную дверь. Однотипные предметы можно объединить: например, указать шесть обеденных стульев или два комплекта постельного белья. 

Все заметные недостатки фиксируйте отдельно. Запись «диван бежевый, исправен» не поможет, если до заезда на обивке уже было пятно. Точнее будет написать: «На левом подлокотнике светлое пятно размером около 3 см, фотография № 4». 

В конце можно добавить формулировку: «Гость принял квартиру и указанное в акте имущество. Состояние жилья проверено, замечания перечислены в документе». Если недостатков нет, это также лучше зафиксировать отдельной строкой, а не оставлять соответствующее поле пустым.

Акт лучше дополнить фотографиями или видеозаписями. Текст помогает перечислить имущество и описать недостатки, но не всегда передает их точно. По снимкам проще определить, была ли царапина на столе до заезда, в каком состоянии находилась обивка дивана и работал ли экран телевизора.

Снимайте квартиру непосредственно перед заселением — после уборки и проверки.  Если использовать фотографии месячной давности, будет сложнее подтвердить, что за это время в жилье ничего не изменилось. Главное — связать материалы с конкретным заездом. Сохраните исходные файлы и сразу отправьте их гостю: дата сообщения поможет подтвердить время съемки. В кадре также можно показать номер бронирования и дату, но используйте их только как дополнительное подтверждение. 

Стоит снять:

• общий вид каждой комнаты;
• пол, стены, двери и окна;
• мебель и обивку крупным планом;
• сантехнику, зеркала и стеклянные поверхности;
• бытовую технику во включенном состоянии;
• уже имеющиеся царапины, сколы и пятна;
• комплекты ключей, пульты и другие предметы, которые передают гостю.

Для видеозаписи подойдет непрерывный обход квартиры. В начале записи можно назвать дату и номер бронирования, затем показать помещения, имущество и работу техники. Видеозапись может быть коротким, если на нем хорошо видно состояние квартиры и имущества.

При бесконтактном заселении акт можно отправить гостю вместе с договором или после того, как он получит доступ в квартиру. В сообщении попросите проверить жилье и сообщить об обнаруженных недостатках в установленный срок — например, в течение одного-двух часов после заселения (аналогичное обязательство можно включить в договор с гостем, указав при этом, что отсутствие в течение установленного времени замечаний равно отсутствию замечаний). Если гость подтвердил акт способом, предусмотренным договором, сохраните документ и переписку. Важно, чтобы по ним можно было определить отправителя и содержание подтвержденного документа.

Можно использовать и обратный порядок: гость осматривает квартиру, после чего получает заполненный акт для подписания в электронном формате. Так в документ можно внести недостатки, которые он заметил при заселении.

После выезда снова снимите квартиру с тех же ракурсов, чтобы сравнить состояние имущества до и после проживания гостя. Часто эту задачу поручают горничной: она принимает квартиру, осматривает и фиксирует отсутствие или наличие повреждений на фото или видео.

Если после выезда собственник обнаружил повреждение, ему потребуется подтвердить состояние вещи до заселения, появление нового повреждения и размер расходов на ремонт или замену. Зафиксировать первоначальное состояние помогут подписанный акт, фотографии и видеозаписи. 

Например, перед заездом собственник указал в акте, что на исправной варочной панели нет трещин, и снял ее крупным планом. Если после выезда появилась трещина, панель нужно сфотографировать с того же ракурса, сохранить исходные файлы и сообщить гостю о повреждении. 

Одного акта недостаточно, чтобы автоматически взыскать деньги. Потребуются и другие подтверждения:

• договор с обязанностями гостя и условиями возмещения ущерба;
• акт или другие сведения о состоянии квартиры до заселения;
• фотографии и видеозаписи до заезда и после выезда;
• переписка с гостем;
• чек, заключение мастера или расчет стоимости ремонта;
• подтверждение того, что в квартире проживал именно этот гость.

Важно отличать повреждение от естественного износа. Потертость покрытия, которое использовали несколько лет, и разбитая во время проживания дверца шкафа — разные ситуации. Гость отвечает не за любое ухудшение состояния квартиры, а за ущерб, возникший по его вине. Поэтому при расчете требований нужно учитывать возраст вещи и ее состояние до заселения.
Сначала спор можно попробовать решить напрямую или через сервис бронирования. Собственник направляет гостю описание повреждения, материалы до и после заезда и расчет расходов. Если договориться не удалось, эти документы можно использовать при направлении письменной претензии и обращении в суд.

По общему правилу вред возмещает тот, кто его причинил. Это следует из статьи 1064 ГК РФ. Если спор дойдет до суда, каждая сторона должна подтвердить обстоятельства, на которые она ссылается, — такое правило устанавливает статья 56 ГПК РФ.  Поэтому при посуточной или длительной аренде акт приема-передачи квартиры рассматривают вместе с другими доказательствами.