Команда мечты: от найма до эффективного управления

Каждый предприниматель в начале пути уверен, что сможет справиться с бизнесом в одиночку. Это кажется логичным: зачем тратить деньги на сотрудников, если можно все делать самому? Однако рано или поздно наступает момент, когда объем работы становится слишком внушительным, а попытки держать все под контролем приводят к выгоранию.

Ирина признается, что прошла через этот этап: сначала она была уверена, что справится сама, но очень быстро осознала, что без команды ее бизнес не сможет расти.

Некоторые владельцы посуточного бизнеса продолжают делать все сами даже тогда, когда уже очевидно, что нагрузка превышает все разумные пределы.

Вот несколько ключевых признаков, что момент для найма уже настал:

Ирина считает, что одна из главных ошибок предпринимателей — слишком долго откладывать найм. Вот как она рассказывает про тот период: «Я долго откладывала момент, когда нужно было взять первого сотрудника. Но в какой-то момент я поймала себя на мысли: я сижу в метро, у меня три пропущенных звонка от гостей, которые хотят заселиться, а я просто физически не успеваю ответить. Тогда я поняла: все, так дальше нельзя».

Владелец бизнеса убеждает себя, что еще «не время», что можно «потерпеть» и справляться самому, но в реальности он просто теряет возможности для роста.

Первый сотрудник в бизнесе — это всегда стресс. Важно сразу определить, кто именно вам нужен и какие задачи он должен выполнять.

Ирина признается, что первая сотрудница в ее команде совмещала сразу несколько ролей. Она заселяла, выселяла, убирала, делала закупки. Это был универсальный человек, который помог освободить руководителя от огромного количества рутинной работы.

Многие предприниматели сталкиваются с одними и теми же проблемами при первом найме.

Ирина вспоминает, как долго сомневалась, прежде чем взять в команду первого менеджера по бронированию. Но когда она наконец решилась, увидела, насколько это было правильное решение. У нее появилось время на развитие компании, а менеджер работал с клиентами гораздо лучше ее самой.

Чем раньше владелец бизнеса решится на найм сотрудников, тем быстрее он сможет выйти из рутины и заняться стратегическими задачами. Самое сложное — сделать первый шаг.

Первый сотрудник в команде — это всегда испытание для владельца бизнеса. Перед предпринимателем стоит задача: найти человека, который действительно возьмет на себя часть функций, а не создаст еще больше проблем. Многие на старте совершают одну и ту же ошибку: берут первого попавшегося кандидата, который просто «готов работать». В результате — текучка, разочарование и потраченное время.

Ирина считает, что важны не только профессиональные навыки, но и личные качества. Например, если менеджер по продажам не умеет вести диалог с клиентами, никакие скрипты его не спасут. Она рассказывает:

Ошибка многих владельцев бизнеса — спешка при найме. Когда людей подбирают в авральном режиме, руководствуясь принципом «мне срочно нужен хоть кто-то», это приводит к текучке, низкому качеству работы и дополнительным затратам.

Во многих случаях предприниматели совершают одни и те же ошибки:

Ирина приводит такой пример:

Одной из самых распространенных ошибок является поиск кандидатов исключительно по опыту в нише. Иногда человек без опыта в посуточной аренде может оказаться более ценным сотрудником, чем тот, кто уже работал в этой сфере.

Ирина считает, что основное внимание стоит уделять личным качествам, а не просто наличию опыта.

Основные качества, на которые обращают внимание при отборе:

Успешный найм — это не просто поиск исполнителей на задачи, а осознанный подбор людей, которые разделяют ценности компании и готовы расти вместе с ней.

Чем больше времени инвестировать в отбор, тем меньше проблем получишь в будущем.

Многие предприниматели сталкиваются с ситуацией, когда сотрудники уже есть, но работать самостоятельно они не могут. Руководитель все проверяет, вмешивается в каждую мелочь и в итоге остается в операционной рутине. Многим предпринимателям сложно делегировать, потому что им кажется, что никто не справится лучше. Они испытывают страх, что сотрудник совершит ошибку и пострадает репутация бизнеса, привыкли контролировать все до мелочей.

Ирина признается, что на старте бизнеса тоже столкнулась с этим страхом. Она контролировала каждую мелочь: проверяла все чеки, отслеживала закупки, руководила работой горничных и даже замечала, если уборка задерживалась на 5 минут. Но со временем стало очевидно: если продолжать работать в таком режиме, компания не вырастет, а владелец просто выгорит.

Ирина вспоминает:

После того как Ирина осознала, что чрезмерный контроль мешает бизнесу, она начала менять подход.

Переломный момент наступил, когда Ирина узнала о беременности. Это означало, что ей придется отойти от операционной деятельности, даже если она не была к этому готова.

Ирина давно хотела найти бизнес-ассистента, но постоянно откладывала: казалось, что никто не справится так, как ей нужно. Но когда она поняла, что скоро просто физически не сможет контролировать все сама, пришлось искать человека. Процесс оказался непростым. Она долго выбирала кандидата, проводила собеседования и даже подключила к отбору психолога. В итоге она выбрала сотрудника, который за несколько месяцев взял на себя большую часть управленческих задач.

Бизнес невозможно масштабировать, если собственник продолжает быть центром всех решений. Настоящая эффективность начинается тогда, когда команда работает автономно, а владелец занимается стратегией, а не мелкими операционными процессами.

Когда в компании нет четких инструкций, каждый сотрудник работает так, как считает нужным. Это ведет к хаосу: горничные убирают квартиры по-разному, менеджеры дают клиентам противоречивую информацию, а сотрудники финансового отдела принимают решения на основе собственных представлений.

Ирина признается, что на первых этапах бизнеса она не уделяла этому внимания. Все строилось на устных договоренностях, но по мере роста компании такой подход стал неэффективным.

Ирина Витман признается:

На небольшом количестве объектов можно обойтись без жестких стандартов: владелец сам проверяет работу, дает инструкции лично и быстро исправляет ошибки. Но когда объектов становится десятки, а в команде уже не два человека, а тридцать, без регламентов невозможно поддерживать качество сервиса.

Основные проблемы, которые решают регламенты:

Ирина считает, что регламенты особенно важны в работе с горничными, потому что именно они обеспечивают первое впечатление гостя о компании. Поэтому в компании внедрили регламент уборки, где были прописаны все важные детали:

Чтобы исключить разночтения, в регламент добавили фотографии с примерами: как должен выглядеть застеленный диван, где именно ставить полотенца, каким образом организовывать посуду в шкафу и т. д.

Сегодня в компании «Апартаменты Веста» внедрены регламенты практически для всех рабочих процессов.

Хорошо прописанные регламенты — это основа стабильной работы команды. Они помогают бизнесу работать как отлаженный механизм, где каждый знает свою зону ответственности.

Можно нанять лучших специалистов, но если в компании плохая атмосфера, они не задержатся надолго. Люди хотят работать там, где их ценят, уважают и слышат. Хорошие зарплаты и удобный график — важные факторы, но без доверия и комфортного общения команда так и останется просто группой отдельных сотрудников, а не единым механизмом.
Ирина считает, что атмосфера внутри коллектива играет ключевую роль в удержании сотрудников и повышении их вовлеченности. Она говорит, что поняла это только со временем, а на первых этапах бизнеса не задумывалась о создании обстановки, в которой комфортно находиться.

Ирина выделяет несколько факторов, которые формируют здоровую рабочую среду:

Одна из самых распространенных ошибок — делить сотрудников на «основных» и «второстепенных». Особенно это касается горничных, которых часто воспринимают как менее значимых членов команды. Ирина Витман поделилась своим наблюдением: «Часто слышу от предпринимателей: у меня пять человек в команде и три горничные. Как будто горничные — это не люди, а отдельная категория. Но ведь это ключевые сотрудники, от которых зависит чистота и комфорт в наших квартирах!» В компании Ирины горничных называют администраторами с функцией уборки, потому что они выполняют важные задачи, а не просто «моют полы». Более того, многие из них встречают гостей, поэтому именно они становятся первым контактом клиента с сервисом компании.

Важно создать в компании систему нематериальной мотивации. Даже небольшие знаки внимания могут повысить вовлеченность сотрудников и показать, что их труд действительно ценится.

В компании «Апартаменты Веста» приняты корпоративные традиции:

Не менее важно и поддерживать баланс формального и неформального общения. Это могут быть встречи, совместные обеды, корпоративные мероприятия. Они помогают сплотить команду. Когда коллектив общается только по рабочим вопросам, люди остаются друг для друга чужими. Поэтому важно создавать ситуации, в которых сотрудники могут узнать друг друга лучше.

Команда — это не просто группа людей, выполняющих задачи. Это живой механизм, который работает эффективно только тогда, когда внутри есть взаимопонимание, доверие и поддержка.

Когда бизнес только стартует, обучение сотрудников кажется чем-то второстепенным. Главное — быстрее нанять людей и распределить обязанности. Но со временем становится очевидно: если команда не развивается, не развивается и сама компания.

Ирина рассказывает, что изначально не уделяла обучению достаточного внимания. Все происходило интуитивно, на ходу: новые сотрудники перенимали опыт у старых, но единой системы не было. Это приводило к проблемам — у каждого был свой подход, и качество работы не всегда соответствовало ожиданиям.

На основе своего опыта Ирина выделила несколько эффективных методов, которые помогли выстроить систему развития сотрудников:

Исходя из своего опыта, Ирина Витман пришла к выводу, что обучение — это инвестиция, а не расходы. Вложения в обучение сотрудников окупаются за счет более качественной работы, снижения ошибок и роста эффективности. Хорошо обученная команда может работать автономно, что дает владельцу бизнеса больше свободы.

Развитие сотрудников — это не разовое мероприятие, а постоянный процесс. Когда люди чувствуют, что компания вкладывается в их рост, они работают лучше, инициативнее и лояльнее. А это значит, что выигрывают все: и сотрудники, и бизнес.

Высокая текучесть — это одна из главных проблем, с которыми сталкиваются владельцы бизнеса. Частая смена сотрудников приводит к хаосу в работе, снижению качества сервиса и постоянным затратам на поиск и обучение новых людей.

Ирина считает, что текучесть в команде — это показатель того, что в компании есть слабые места. Она говорит, что на начальных этапах работы бизнеса сталкивалась с ситуацией, когда сотрудники уходили, не проработав и нескольких месяцев. Тогда она начала анализировать причины и искать способы удержания персонала. Она замечает:

Анализируя свою практику, Ирина выделила несколько ключевых причин, по которым люди покидают компанию:

После того как Ирина разобралась с причинами ухода, она начала менять подход к управлению командой. Для этого были сделаны важные шаги:

Ирина считает, что текучесть кадров — это проблема, которую можно и нужно контролировать. Чем больше компания заботится о своих сотрудниках, тем выше их лояльность. Если человек видит перспективы, чувствует поддержку и понимает свою роль в команде, у него просто нет причин уходить.

Формирование сильной команды — это процесс, который требует времени, усилий и правильного подхода. Ошибки на старте неизбежны, но если работать над системой найма, делегирования и мотивации, можно построить коллектив, который будет работать слаженно и эффективно.

Настоящий успех в бизнесе возможен только тогда, когда владелец перестает быть «единственным центром управления» и создает вокруг себя сильную, автономную команду.

Полностью подкаст можно посмотреть здесь или послушать тут.