Учет расходов в посуточной аренде: советы по управлению финансами и расчет окупаемости бизнеса

Предположим, вы только запускаете квартиру в посуточную аренду. Возьмем 25 000 рублей за стоимость месячной оплаты за квартиру. Вы сразу платите эти 25 тысяч и еще столько же — залог за последний месяц, и столько же комиссия риэлтора. Еще вы тратите деньги на мелкий ремонт — 10 тысяч, покупаете что-то из мебели и бытовой техники — 50 тысяч, а также нанимаете фотографа, который сделает красивые фото за 5 тысяч. Итого на запуск квартиры потрачено 140 тысяч рублей.

Допустим, ночь в вашей квартире стоит 2 500 рублей. Умножаем эту сумму на 30 дней  и получаем 75 000 рублей в месяц с этой квартиры. Добавляем 75 к минус 140 — и получаем −65 000 на балансе. То есть выручка есть, а денег нет. Это демотивирует.

Но такой кассовый разрыв — это нормально. Более того, если вы запускаете не одну квартиру, а несколько, разрыв будет больше в несколько раз. Чтобы не считать этот разрыв прямыми убытками, надо правильно понимать структуру затрат и для этого разделить их на три группы: постоянные, переменные и косвенные.

Постоянные расходы

Это расходы, которые мы платим ежемесячно, вне зависимости от того, как идут дела. Сюда входят субаренда, оплата труда сотрудников на ставке и коммунальные платежи.

Почему коммуналка относится к постоянным расходам, если вода и электричество платится по счетчикам? Даже если гостей у вас нет, холодильник будет работать и потреблять энергию. А кроме счетчиков, есть и фиксированные платежи — например, управляющей компании за обслуживание.

Это то, что мы платим ежемесячно, вне зависимости от того, как идут дела. Сюда входят оплата собственнику, зарплата сотрудников на ставке и коммунальные платежи.

Может возникнуть вопрос: почему коммунальные платежи относятся к постоянным издержкам, если вода и электричество платятся по счетчикам? Даже если гостей у вас нет, холодильник будет работать и потреблять энергию, а кроме счетчиков, есть и фиксированные платежи — например, управляющей компании за обслуживание.

Если есть возможность, коммунальные платежи лучше включить в стоимость аренды. И пусть контролем и оплатой счетчиков занимается собственник квартиры. Если нет — узнайте или подсчитайте среднемесячный платеж за коммунальные услуги и добавьте его к постоянным списаниям в учете расходов бизнеса на аренде.

Отметим, что любую статью затрат по своим квартирам можно добавить прямо из мобильного приложения RealtyCalendar. Оттуда они сразу подтянутся в общую финансовую статистику по объектам. Например, платеж за коммунальные услуги добавляется буквально в пару кликов.

Переменные расходы

Это затраты, которые вы несете, если у вас есть гости, и которые меняются в зависимости от их числа. Перечислим несколько основных категорий:

• сдельная оплата труда горничной — приглашаем ее, только если надо прибрать в квартире;
• комиссия сервисов типа Авито и Суточно.ру, которая снимается, если есть бронирования;
• мелкий ремонт — если гостей нет, поломок тоже нет;
• обустройство — моющие средства, чай и кофе для гостей;
• стирка полотенец и белья — если этим занимается горничная, эта статья трат исчезает.

Как видите, все эти траты напрямую связаны с количеством гостей. Чем их больше, тем больше траты. Поэтому удобно привязать эти затраты не к датам, а к количеству заездов, о чем и поговорим ниже.

Косвенные расходы

Сюда входят операционные платежи на ведение бизнеса. Наверняка у вас есть отдельный номер телефона для деловых звонков, его оплата входит в эту категорию. Так же как и бензин, реклама, которая неизвестно, окупится ли, программное обеспечение для ведения бизнеса — например CRM-система.

Алексей Иванов сдает 150 квартир в Вологде. Чтобы понимать движение финансов в своем бизнесе, он разработал тройную систему учета расходов для бизнеса посуточной аренды. В специальной таблице есть три колонки, в которых ведется контроль за финансами и сведение баланса.

Движение Денежных Средств (ДДС)

В колонку ДДС вносятся все средства, которые есть сейчас.

• Деньги, которые есть на расчетных счетах (желательно каждый счет вносить отдельно).
• Наличные деньги в обороте, включая те, что на руках у сотрудников, например администратора.
• Предоплаты всех видов.
• Деньги на карте.
• Деньги на счетах сайтов-посредников.
• Все прочие деньги, которые есть в обороте бизнеса прямо сейчас, в момент заполнения таблицы.

Многие владельцы посуточного бизнеса сводят баланс по колонке ДДС. Но это в корне неверно и не позволяет правильно рассчитывать расходную часть.

Отчет о Прибыли и Убытках (ОПиУ)

ОПиУ составляется на определенный период, например на месяц. И именно за этот период оцениваются прибыль и убытки. Поэтому важно понимать, к какому месяцу относится каждый платеж.

Допустим, ваш отчетный период — это март. Если вы платите зарплату сотрудникам или коммунальные платежи за март в апреле, они все равно относятся к мартовскому отчету. А вот если вы делаете авансовый платеж в марте, но он относится к апрелю, записывать эти затраты нужно в апрельские расходы.

Если же платеж захватывает не один месяц, его надо делить пропорционально. Предположим, что клиент заехал 21 марта и уехал 10 апреля. Заплатил 50 тысяч рублей за 20 дней. Этот платеж вы разделяете: 25 тысяч идет в доходы за март, еще 25 — за апрель. Считать все 50 тысяч как мартовскую прибыль неправильно.

То же самое справедливо и для авансовых платежей. К примеру, вы в марте платите аванс за использование Шахматки, синхронизации и набора инструментов RealtyCalendar за полгода. Вы не вносите всю сумму платежа в мартовский отчет, а разбиваете ее на шесть равных частей и каждую часть вносите в затраты одного из шести месяцев.

Баланс

В графе баланса вы считаете, сколько у вас есть денег. В ней суммируются потенциальный приход и расход (сколько я должен, сколько мне должны), а также стоимость материальных активов. В баланс надо не забывать вносить полученную предоплату или залог, а также оплату за квартиру собственнику.

Материальные активы — это мебель, бытовая техника и прочее оборудование, которое находится в квартире. То, что вы можете использовать повторно или продать. У оборудования есть свой срок службы, так что можно дополнительно рассчитать амортизацию, разделив стоимость предмета на гарантийный срок. Но можно этого и не делать, если не ставить задачу высчитать все до копейки.

Комиссию риэлтора, которую вы платили изначально, расходы на ремонт или стоимость услуг фотографа вы не вернете, так что их в активы не вносим. Это чистые траты.

Неплохо анализировать бюджет, когда что-то изменяется. Например, взяли нового сотрудника или запустили еще одну квартиру.

Нередко в посуточном бизнесе себестоимость квартиры рассчитывают, поделив сумму затрат на число дней в месяце — тридцать. Это некорректно. 
Себестоимость квартиры считается в заездах: сумма ежемесячных трат делится на стоимость одного заезда. Если у вас в бизнесе несколько квартир, надо делить на заезды общую сумму.

Итак, помним, что есть 3 ключевых понятия:

• Постоянные затраты — то, что надо платить независимо от того, были заселения или нет.
• Переменные затраты — возникают только в случае заезда гостя.
• Косвенные затраты — операционные расходы на ведение бизнеса.

Кроме этих данных, нужно знать средний чек — сумму, которую в среднем платит один гость за проживание. Как его рассчитать, покажем ниже.

Теперь делаем первый шаг учета расходов при сдаче в аренду и считаем сумму всех постоянных затрат. Допустим, вы снимаете для бизнеса 5 квартир. Месячная плата — 25 тысяч рублей за квартиру, еще 5 000 рублей — коммунальные платежи + интернет. Получается 150 000 рублей постоянных платежей за квартиры в месяц. 

(25 000 + 5 000) х 5 = 150 000 р.

Косвенные затраты — сотовая связь, бензин и реклама: по итогам месяца получилось 20 000 рублей. Эта сумма может очень сильно меняться в зависимости от бизнес-модели, так что берем ее для примера. Итого: постоянные затраты 170 000 руб.

Далее считаем переменные затраты на 1 заезд: 500 рублей — оплата горничной за одну уборку, 200 рублей — стирка белья, 100 рублей — чай, кофе, моющие средства, туалетная бумага. Итого: переменные затраты — 800 руб. с 1 заезда.

Рассчитываем средний чек. Для этого удобно использовать отчет из статистики RealtyCalendar. Выберите период, например 12 месяцев. Вы увидите выручку за ваши 5 квартир за год. Например 5 000 000 руб. Далее посмотрите поле «Средний срок проживания гостя». Например, 2,3 суток. И далее % простоев. Если и простоев 23% и выбран период 12 месяцев, то значит, все 5 квартир сдавались 281 день: 

365*(100% - 23%) = 281

А средний чек считаем так: Выручка / Количество квартир / Количество дней проживания*Средний срок проживания гостя.

Используем цифры из нашего примера и получаем 5 000 000:5:281*2,3 = 8 185 руб.

Считаем точку безубыточности: Постоянные затраты / Средний чек — Переменные затраты.

В нашем примере: 
170 000:(8185 — 800) = 23 заселения

То есть нам нужно всего 23 заезда в месяц, чтобы работать без убытков. Это чуть больше 4 заездов на квартиру со средним сроком проживания 2,3 дня. А это 30% загрузки.

Важно помнить: если вы работаете с собственником за % от выручки, арендная плата — это переменные затраты. В таком случае потребуется другая формула для расчета точки безубыточности. Попрактикуйтесь самостоятельно, чтобы закрепить материал.

Во-первых, сделав учет расходов бизнеса на аренде, вы понимаете свой минимальный план по загрузке. Если загрузка меньше 30%, вам придется вкладывать свои деньги. Если вы преодолели этот рубеж, дальше вы работаете в плюс. И наоборот, если загрузка недостаточная, надо чуть напрячься, дать дополнительную рекламу или принять другое ситуативное решение.

Во-вторых, можно манипулировать ценой. Например, ситуация совсем плохая — низкий сезон, и лучше сдать квартиру на более долгий срок, но со скидкой. Расчет точки окупаемости дает понять, можете ли вы предоставить скидку и в каком размере.

Допустим, за 1 800 рублей на одни сутки вам сдавать невыгодно, потому что 800 рублей уйдет на операционное обслуживание этого заезда. То есть можно согласиться на 1 800 руб./ночь, но при заезде от трех суток. Можно убрать что-то из себестоимости, например кофе и чай, или выкрутиться иначе.

И, конечно, базовые расчеты окупаемости аренды помогут понять, когда вы сможете масштабировать свой бизнес и запустить еще одну квартиру без дополнительных вложений. Для этого нужно понимать, какова ваша чистая прибыль.

Допустим, вы заработали за месяц 417 000 рублей. Будет ли эта сумма вашей чистой прибылью? Нет. Это выручка. 

Сначала вычтем из выручки все переменные затраты (800 умножаем на 10 заездов в месяц и 5 квартир). Получим 377 000 рублей, и это называется маржинальная прибыль. Размер маржи — 90%.

417 000 — 800×10×5 = 417 000 — 40 000 = 377 000 руб.

Следующий вид прибыли — валовая прибыль, то есть выручка за вычетом переменных и постоянных трат. В нашем случае это 227 000 рублей, в пересчете на проценты — 60%.

377 000 — 150 000 = 227 000 руб.

Затем из валовой прибыли мы вычитаем косвенные затраты и получаем EBITDA — операционная прибыль. В нашем случае это 207 000 рублей.

227 000 — 20 000 = 207 000 руб.

И только после этого мы считаем чистую прибыль — это операционная прибыль минус налоги и обязательства, например выплаты по кредитам. Когда вы вычтете и эти суммы из операционной прибыли, то узнаете сумму чистой прибыли, которой можете распоряжаться по своему усмотрению: тратить на свои нужды, расширять бизнес, реинвестировать в новые квартиры и масштабироваться.

В посуточном бизнесе побеждает не тот, у кого больше квартир, а тот, кто точно знает, сколько каждая из них приносит. Учет расходов бизнеса на аренде показывает, где вы находитесь сейчас и куда можно двигаться, чтобы увеличить прибыль.

Разобравшись с цифрами, вы перестанете действовать вслепую: будете видеть точку безубыточности, понимать, когда стоит давать скидку, а когда — поднимать цены, и с уверенностью планировать масштабирование. Вместо постоянных стрессов и кассовых разрывов у вас появится четкая стратегия и прогнозируемый доход.

С темой «Как считать деньги, платить налоги и не терять прибыль» Алексей Иванов выступал на одном из эфиров «Академии посуточной аренды». Регистрируйтесь в «Академии», чтобы открыть доступ к эфиру.