Кейс: как организовать удаленную команду в посуточном бизнесе

Рынок кадров, который раньше был ограничен географически, с переходом на удаленку резко расширился. Теперь можно нанимать сотрудников из разных регионов России и даже других стран. Появляется выбор, ведь рынок удаленных русскоязычных специалистов насчитывает более 300 миллионов человек.

Если вы создаете бизнес в посуточной аренде и всерьез собираете команду, подумайте: каких именно людей вы хотите видеть в команде, с кем вам будет комфортно работать. Пол, возраст, образование, и все детали, которые важны лично для вас.

Допустим, в компании «Domumetro» индивидуальными клиентами занимаются менеджеры-девушки, а переговоры с юридическими лицами ведут менеджеры-мужчины. В вашей команде может быть иначе, главное, чтобы вы понимали, как именно.

Лучшая площадка для поиска менеджеров и управляющих — Headhunter. Когда вы публикуете вакансию на этом портале, важно правильно выставить теги области. «Продажи», «Туризм», «Гостиничное дело», всего до 10 областей. Непременно надо указать, что формат работы — удаленный.

Затем нужно правильно выставить город, на который будет показываться объявление. Вам нужны квалифицированные кадры, которые уже имеют опыт работы на удаленке.

Люди, которые смогли организовать себе удаленную работу, неохотно возвращаются в офис и ищут работу онлайн. Это ваши потенциальные сотрудники.

Ауесхан Жананов утверждает, что ФОТ (Фонд оплаты труда) после перехода на удаленку не слишком сократился. Но зато повысилась эффективность сотрудников. Специалисты в регионах очень мотивированы получать зарплату на уровне Москвы, поэтому они добросовестно относятся к работе.

Как отобрать «своих» сотрудников из множества претендентов? Предложите им неоплачиваемый испытательный срок в пять дней. Создайте специальный чат в WhatsApp или другом мессенджере, дайте им несколько простых поручений и в течение трех дней посмотрите, как они их исполняют.

Если у человека постоянно возникают сложности — пропал интернет, заболел, не было света — работать с ним будет невозможно. Если же соискатель выполняет порученные задачи быстро и четко, его можно нанять на длительный срок.

Например, кандидату нужно составить список: что нельзя писать в объявлении на Авито, чтобы не получить бан. Важно, чтобы кандидат не скопировал этот список с инструкции Авито, а описал своими словами. Выполнение таких заданий в жестком темпе показывает умение быстро разобраться в новой области и добросовестно выполнить задачу.

Есть задачи попроще, например, составить на карте маршрут из точки А в точку Б, затем сделать и прислать скриншот. Для Москвы это очень актуально: многие гости в городе впервые, остальные тоже могут плохо ориентироваться на месте. Казалось бы, задача простая, но многим кандидатам она не под силу.

Если кандидат успешно справляется с тестовыми задачами, он подписывает NDA — договор о неразглашении информации, и приступает к реальным задачам. У Ауесхана в компании это прозвон некачественных лидов — гостей, которых заселять не планируют.

Прослушав переговоры кандидата и просмотрев его переписку с гостями в течение двух оставшихся дней, руководитель принимает решение о дальнейшей работе.

Работа горничных изменилась мало: они приезжают после выезда гостей и убирают квартиру. Но есть изменения в организации их работы, которые стоит взять на заметку.

Во-первых, пришлось отказаться от территориального деления. Раньше в компании Ауехана за каждым районом Москвы были закреплены свои горничные. Вроде это разумно, но если горничную вызывали на другой район, это вызывало недовольство. Теперь каждая горничная выезжает туда, где нужна уборка, вне зависимости от района.

Но это вовсе не означает, что горничные мотаются по всей Москве. Наоборот. Работа горничных организована так, чтобы на дорогу тратился минимум времени. В этом помогает CRM Bitrix24, благодаря которой легко отследить, когда и на каком объекте понадобится уборка.

Если раньше горничная успевала убрать одну-две квартиры в день, то сейчас — четыре-пять квартир. Скорость зависит от квартиры: понятно, что после месячного проживания двух мужчин уборка продлится дольше, чем после двухдневного визита.

Если квартира в плохом состоянии, с повреждениями, то горничная фотографирует доказательства и отправляет менеджерам. Актуальные фото нужны для переговоров в гостями о возмещении ущерба.
Горничные получают 45-50 тысяч рублей в месяц, новички поменьше, опытные больше. Самая высокая зарплата у старшей горничной, которая руководит бригадой.

Как организовать удаленную работу руководителя?

Преимущество удаленной работы в том, что руководить бизнесом можно из любой точки мира, то есть удаленка дает свободу перемещения. Но руководитель должен держать руку на пульсе и следить за всем, что происходит в компании. Помочь в этом могут средства автоматизации, о которых мы рассказывали ранее.

Команда Ауесхана пользуется IP-телефонией, ведет учет в CRM Bitrix-24, и, конечно, использует RealtyCalendar. Директор компании может в любой момент залогиниться в систему и проверить, как обстоят дела. Кроме того, IT-команда разработала виджет для Bitrix-24, в котором владелец бизнеса видит сквозную аналитику, может отслеживать конверсии и своевременно принимать меры. Кстати, занимается этим он около часа в день.

Еще один важный аспект удаленного управления бизнесом — наличие управляющего. Пока владелец бизнеса решает вопросы стратегического развития, управляющий занимается операционкой: ведет финансовый учет, переговоры с собственниками квартир, решает конфликтные ситуации, и так далее.

Автоматизируйте бизнес-процессы

Удаленная работа без средств автоматизации практически невозможна. Когда команда не работает в одном помещении, вся информация о клиентах, партнерах, объектах, оплатах, сотрудниках содержится в CRM. Удобные специализированные инструменты, такие как RealtyCalendar, помогает вести дела: считать деньги, загрузку объектов, размещать фото и рекламу, и так далее.

Из опыта компании: средства автоматизации позволяют снизить себестоимость заселения.

Благодаря использованию Bitrix24 команде Ауесхана удалось перейти на полностью бесконтактное заселение с подписанием электронного договора. Электронный договор субаренды высылается в виде ссылки на форму гостю на этапе продаж. Гость заполняет договор, высылает селфи с паспортом и сохраняет его. Такой договор имеет полную юридическую силу.

За счет этого средняя стоимость одного заезда снизилась с 6-7 тысяч до 4-5 (сюда входят услуги горничной и мастера-ремонтника). Эта сумма — норма для регионов, а для Москвы это существенная экономия.

Используйте фултайм и парттайм сотрудников

В компании «Domumetro» команда горничных работает на ставке, под управлением старшей горничной. Иногда этого ресурса не хватает. Тогда с помощью личных контактов или через Авито набираются горничные парт-тайм, которые живут недалеко от объектов. Они присылают фотоотчет об уборке и не контактируют с менеджерами лично.

Случайные люди в посутке — это всегда риск, поэтому горничных просят подписать электронный договор, к которому прикрепляется селфи с паспортом. Это оказывает сильный эффект, по словам Ауесхана, и помогает избежать мелких краж.

С мастерами использование парт-тайм сотрудников еще выгоднее. Если раньше компания держала одного мастера-универсала, то теперь вызывает специалистов парт-тайм при необходимости.

Такие мастера, во-первых, имеют специализацию — сантехника, электрика, отделка — а не делают все подряд. Во-вторых, у них есть необходимый инструмент. Один вызов таких мастеров стоит недешево. Но если считать помесячный расход, то работа с мастерами парт-тайм в несколько раз выгоднее.

В заключение

Карантин скоро закончится, а вот удаленная работа останется с нами надолго. Поэтому те, кто еще не умеет управлять удаленной командой в посуточном бизнесе, теряют преимущество перед конкурентами. Советы и лайфхаки от компании «Domumetro» помогут тем, кто только переходит на удаленную работу в посуточном бизнесе.