Как сократить переписку с гостями: автоответы от RealtyCalendar

Автосообщения от RealtyCalendar — это инструмент, который берет на себя регулярную переписку с гостями на всех этапах бронирования. Система отправляет сообщения в нужный момент без участия менеджера. Такой подход помогает контролировать ответы гостю на бронирование и далее сопровождать заезд без ручных напоминаний и копирования текста.

Автосообщения подключаются в личном кабинете RealtyCalendar. Вам надо будет указать свой номер телефона, к которому привязаны мессенджеры, и заполнить необходимую информацию по объектам, адаптируя тексты шаблонов под свой стиль общения.

Достаточно один раз все настроить через шаблоны, включить автоматизацию, и можно быть спокойным: вся необходимая информация будет отправлена гостю вовремя и без ошибок.

Сообщения можно отправлять сразу в несколько каналов: в мессенджеры, по электронной почте и СМС.

Подтверждение брони, инструкции перед заездом, напоминание о выезде и финальное сообщение после проживания больше не зависят от графика работы менеджера или управляющего. Сообщения уходят вовремя, с одинаково аккуратной формулировкой и без риска забыть важную деталь. В результате переписка остается последовательной, а важные сообщения не теряются среди других задач.

Кроме того, вся переписка с гостем будет отображаться в одном окне — в Автосообщениях реализован мультиканальный чат.

Автосообщения сопровождают гостя на всех этапах бронирования — от первого сообщения после фиксации брони до финального контакта после выезда. Каждый сценарий решает конкретную задачу и снижает риск ошибок, которые возникают при ручной переписке.


1. Подтверждение бронирования

Первое сообщение формирует ожидания и снимает базовые вопросы. Быстрый ответ гостю на бронирование подтверждает, что информация получена и заезд учтен. В тексте обычно указывают даты проживания, название и адрес объекта, контакт для связи и коротко описывают, чего ждать в следующих сообщениях.

Сообщение остается коротким и нейтральным, без перегруженных формулировок, а чтобы вовлечь гостя в диалог и получить больше информации, можно завершить сообщение вопросом.

Пример текста

«Добрый день! Спасибо, что выбрали наши апартаменты! Меня зовут Сергей, можете обращаться по любым вопросам. Ваше бронирование:
Заезд — 20.04.26, выезд — 25.04.26 до 12:00 мск. Апартаменты «Высота» с видом на парк. Адрес: г. Воронеж, Олимпийский бул. 14.

Перед заездом я вышлю инструкцию по заселению. Подскажите, в какое время вы планируете заехать?».


2. Сообщение за день до заезда

Сообщение за день до заезда обычно отправляют, чтобы напомнить о бронировании, сообщить важные правила или условия заселения.

Например, можно:

• Попросить гостя указать время прибытия и количество гостей.
• Написать сумму, которую осталось доплатить.
• Взять залог.
• Предложить дополнительные услуги.

Пример текста

«Добрый день!
Будем рады видеть вас 20.04.26 по адресу: г. Воронеж, Олимпийский бул., 14, апартаменты «Высота». Пожалуйста, сообщите количество гостей и планируемое время заезда.

При необходимости можно оформить трансфер — встретим вас в аэропорту или на вокзале. Стоимость услуги составляет 1  800 руб. Для заказа напишите мне в личные сообщения».


3. Инструкция по заселению в день заезда

В день заезда можно выслать правила проживания, инструкцию по заселению, пароль от Wi-Fi, контакты для экстренной связи.

Пример текста

«Ждем вас по адресу: г. Воронеж, Олимпийский бул., 14, апартаменты «Высота». Для удобства заселения: код от ворот — 1124#, ключ находится в сейфе на двери, код от сейфа — 2233».

А еще можно напомнить об оставшейся оплате или залоге. Ссылка на оплату создается и подставляется в сообщение автоматически. Функция работает в связке с платежной системой «Монета» и полностью исключает ручную отправку ссылок.

4. Напоминание о выезде

Можно уточнить время выезда, чтобы успеть подготовить объект для следующих гостей; выслать инструкцию по выезду: убрать за собой мусор, положить ключи в сейф и т. д.; рассказать о том, как продлить проживание.

Пример текста

«Сегодня день выезда. Надеемся, вам было комфортно и приятно отдыхать в наших апартаментах.

Время выезда — до 13:00.

Пожалуйста, при выезде закройте дверь на ключ, оставьте ключ в сейфе на двери и поверните колесико, чтобы сбить код. После этого напишите мне в личные сообщения».

5. Коммуникация после выезда

Финальное сообщение закрывает цикл общения. В нем можно проинформировать о порядке и сроках возврата залога; собрать обратную связь, чтобы убедиться, что гость не оставит негативный отзыв; попросить оставить отзыв; предложить скидку на следующее проживание и стимулировать гостя бронировать напрямую через сайт или соцсети.

Пример текста

«Добрый день! Спасибо за проживание в наших апартаментах! Залог вернем как только горничная примет апартаменты. Если вам понравился отдых у нас, пожалуйста, оставьте отзыв: (ссылка).

Мы в свою очередь хотим подарить вам промокод promo2026 на 1 000 руб. Вы можете использовать его при бронировании на нашем сайте: (ссылка на сайт). Хорошего дня!».

Настройка Автосообщений в RealtyCalendar не требует отдельной интеграции или технической подготовки. Все действия выполняются в интерфейсе сервиса.

Самое сложное — это прописать сценарии сообщений, выстроить воронку взаимодействия с гостем. Но если у вас уже есть готовые шаблоны, которые вы используете, когда пишете в ответ гостю на бронирование, запрашиваете обратную связь, высылаете инструкции, то это не должно занять много времени.

Сначала вы выбираете нужный сценарий отправки сообщений и включаете его в настройках. Для каждого сценария задаете собственный текст и момент отправки, привязанный к событию бронирования. Формулировки можно изменить под стиль общения и особенности объекта. После сохранения система использует эти тексты автоматически для всех новых броней.