Всё об удаленном заселении в посуточном бизнесе

Олег Березовский занимается посуточным бизнесом семь лет. В компании The LOFT STUDIO Moscow, где он является коммерческим директором, в управлении 115 квартир. Среди них несколько квартир, принадлежащих Олегу, часть квартир в субаренде, и примерно 70% — в доверительном управлении. Из них более 70 квартир оснащены для удаленного заселения.

Автоматизация заселения – важная часть удаленного управления бизнесом, и Олег знает об этом практически все, ведь до того, как заняться посуточным бизнесом, он занимался установкой систем безопасности. Такой опыт и деловой подход позволили Олегу выработать системный подход к удаленному заселению.

Есть множество способов сделать так, чтобы ваш гость наконец-то оказался в квартире. Их можно применять по одному или в комбинации, в зависимости от того, сколько «барьеров» гостю надо преодолеть при заезде: закрытая территория, вход в подъезд\фойе, вход в секцию или бокс, и непосредственно вход в квартиру. Вот что можно использовать:

• Персональное заселение, или личная встреча. Решает множество проблем, но владелец или представитель должны присутствовать лично.

• Спрятанный ключ. Под ковриком, в камне, в цветочном горшке… Тут современные технологии сделали шаг вперед: можно купить в интернете специальный камень или коврик с нишей для ключа. Гость получает фото камня или коврика и берет ключ сам.

• Почтовый ящик с кодовым замком. Стоит обычно в фойе многоквартирного дома.

• Консьержи. Можно решить проблему с помощью консьержа, но человеческий фактор может подвести.

• Кей-бокс (мини-кейс с кодом на стене или двери). Это прекрасное, удобное и недорогое решение. Но у него есть пара слабых мест. Во-первых, его легко сорвать со стены. Во-вторых, у него нет удаленного управления – на случай если замок не открывается. Поэтому его можно ставить внутри подъезда, но не как единственный замок.

• Автовахтер. Это приставка, которая подключается к домофону. Ее надо установить в квартире и настроить. Когда гость подходит к двери, он набирает номер телефона, и после двух-трех гудков дверь открывается.

• Видеодомофоны. Их предоставляет компания-застройщик. К видеодомофону прилагается приложение и личный кабинет, в котором фиксируются все входы в квартиру. Если ваш объект находится в таком доме, вам очень повезло.

• Электронный замок. Об электронных замках мы поговорим детальнее.

Давайте перечислим причины, по которым нам может понадобиться удаленное заселение гостей и электронные замки.

• У вас больше одной квартиры и вы не успеваете лично селить гостей
• Ваши объекты находятся на большом расстоянии, вы снова не успеваете
• Приезжает несколько гостей одновременно, пока селишь одних, другие злятся
• Гости запрашивают поздний или ранний выезд
• Вы хотите предоставить отличный сервис и не заставлять гостя ждать
• Вы устали восстанавливать потерянные ключи и менять замки
• К вам заселяется группа гостей, комплектов ключей на всех не хватит
• Гости хотят сохранить конфиденциальность.

Конечно, это далеко не все возможные ситуации. Например, мы уже не учитываем Covid-19 и требования инфекционной безопасности. Но не менее 80% всех заселений проще сделать удаленными — по перечисленным выше причинам.

По опыту Олега, удаленное заселение приводит к росту числа постоянных клиентов. Но это не единственная выгода.

Удаленное заселение с использованием электронных замков – не только удобно для гостей, но еще и выгодно для бизнеса. Посмотрите, сколько пользы принесет его внедрение.

Если квартира находится в субаренде или доверительном управлении, вопрос установки дорогого электронного замка надо решить с собственником. Один из главных аргументов в этом случае – с ключа от электронного замка нельзя снять копию.

Те посуточники, у кого уже есть сильный бренд и репутация, могут прописать установку электронного замка в договоре с владельцем квартиры. В противном случае придется действовать убеждением. В России большинство квартир сдается полностью обставленными, с мебелью и бытовой техникой, включая телевизор. Хороший электронный замок – гарантия сохранности имущества владельца.

Добавим пару слов о страховом депозите. Гости, как правило, вносят его неохотно, а при «ручном» выезде торопят горничную, которая принимает помещение, чтобы поскорее забрать деньги. А потом нередко обнаруживаются проблемы.

При удаленном заселении и выезде гость просто закрывает дверь и уезжает. Горничная прибывает позже и не спеша осматривает квартиру. Если гости увезли с собой что-то из обстановки, курили, повредили мебель, горничная фотографирует ущерб и передает фото менеджеру. Его задача – объяснить гостю, что депозит не будет возвращен.

Олег Березовский рассказывает, что после перехода на удаленное заселение покупка расходников типа посуды стала покрываться собранными страховыми депозитами. Вот такая неочевидная выгода.

Если в доме изначально не установлена система видеонаблюдения, можно установить камеру. Но это часто встречает сопротивление соседей, да и не окупается. Устанавливать камеры для работы 24\7\365 нет смысла, их установка и обслуживание выльется в круглую сумму, которая большинству посуточников ударит по карману.

Олег устанавливает камеры временно, только в спорных случаях. Например, соседи утверждают, что гости мусорят или курят на площадке. За пару месяцев ситуация проясняется, камеру можно снимать.

Немало посуточников считает, что удаленное заселение неудобно. И вот почему.

• При удаленном заселении хозяин не общается с гостями, не может им допродать дополнительные сервисы
• Договор аренды не заключается лично
• Нельзя визуально оценить гостя, его состояние и адекватность
• Нельзя сразу увидеть, сколько гостей заселяется
• Нельзя проконтролировать выезд гостя.

Все эти аргументы справедливы. Более того, в люксовых объектах гостя необходимо встречать лично. Но при масштабирования бизнеса, чтобы управлять десятками квартир, придется или нанимать немаленький штат, или все же переходить на удаленное заселение.

Электронные замки отлично подходят для удаленного заселения. Их можно ставить на входе в подъезд, бокс или квартиру. Вот список характеристик идеального электронного замка для посуточного бизнеса.

• Доступная цена. Самые дорогие замки нам не нужны
• Надежность. Замки из Китая дешевле, но хуже по качеству, нет никакой техподдержки
• Простая панель. Четкая и простая клавиатура – решение массы проблем, связанных с нажатием кнопок
• Легкость аварийного открытия, когда замок заклинило, разрядились батареи и так далее
• Простота монтажа и использования
• Управление через интернет
• Автоматическое оповещение. Вы будете знать находиться ли кто-то в квартире или нет
• Единый кабинет и синхронизация. Данные из систем электронных замков можно синхронизировать с RealtyCalendar.

Олег Березовский рекомендует компанию Flatsharing как поставщика электронных замков. Компания предоставляет сами замки, услуги монтажа и обслуживания, а также программное обеспечение, в котором работают чат-боты. Достаточно скинуть клиенту ссылку, а дальше чат-бот ведет гостя по сценарию: дает ссылку на договор, на оплату, вносит оплату в RealtyCalendar, высылает клиенту адрес и код.

Таким образом, работает удобная связка: RealtyCalendar + Flatsharing и их замки + прописанный сценарий. В большинстве случаев вмешательство менеджера не требуется. Удаленное заселение проходит без проблем.

Стоимость электронного замка вместе с установкой — порядка 21 тысячи рублей. Немалая сумма, особенно если замки ставятся на несколько квартир сразу. Но по утверждению Олега Березовского, замок окупается в течение двух — двух с половиной месяцев.

Поэтому, если ваш бизнес растет, и вы решили перейти на удаленное заселение, воспользуйтесь опытом Олега, чтобы быстрее и эффективнее внедрить этот процесс.