От хаоса — к порядку, от разрозненных действий — к системе

Всех бизнесменов можно условно разделить на два типа: ремесленники и предприниматели. Долгое время в России было немодно строить большой, серьезный бизнес на посуточной аренде. Многие занимались этим время от времени, самостоятельно, работая на износ в сезон высокого спроса до полного выгорания, когда уже ни на что не оставалось ни сил, ни желания.

Ремесленник — это человек, который всё делает сам. Все процессы зависят от него, так как он считает, что никто не выполнит работу лучше, чем он. У него огромное количество страхов. Например: если нанять людей, есть риск потратить время на обучение, а результата не будет. Или результат будет не такой, как хотелось бы. Или нанятый сотрудник «уведет» наработанную базу гостей, испортит репутацию некачественным сервисом. Кроме того, у ремесленника нет времени, чтобы увидеть, как работает его бизнес в целом. Он занят операционной деятельностью, ежедневными делами, которых в посуточном бизнесе хватает. И вдобавок мало кто в посуточном бизнесе строит долгосрочные планы: сегодня сдаются объекты — и хорошо. Часто его рассматривают как дополнительный доход.

Предприниматель имеет совершенно особое мышление, он много учится и применяет эти знания на практике. Если возникает какая-то задача, он не бросается ее закрывать:

Ремесленник — это всегда «человек-оркестр», предприниматель — создатель команды. Невозможно развиваться, растить бизнес в одиночку. Рано или поздно настанет момент, когда ограниченные ресурсы человека будут тормозить этот процесс.

Если вы увидели в себе первый тип, ничего плохого в этом нет. Есть большое количество арендодателей, которых устраивает текущее положение вещей.

Те результаты, которые мы получили сейчас, были определены действиями. Действия были определены мыслями. Мысли рождаются из состояния. Другими словами — наше состояние и мышление определяют наш результат.

Прежде всего, нужно признать тот факт, что вы пока не перешли в категорию предпринимателей. Это уже половина дела. Приучите себя к мысли, что для того, чтобы расти, больше зарабатывать, нужно научиться делегировать. То есть найти сотрудников, обучить их и платить им зарплату.

Специалисты считают, что мозг человека не сразу адаптируется к новой информации. Для этого понадобится некоторое время. Сопротивление новому — это нормально. По мере привыкания к этой мысли вы начнете думать, искать соответствующее окружение, материалы для решения вопроса и будете получать другие результаты.

Это самый первый шаг. Если его не сделать, на подсознательном уровне вы будете сопротивляться дальнейшим советам, которые могут принять только предприниматели. Важно научиться смотреть глазами предпринимателя, и только так вы сможете взять инструменты, о которых пойдет речь дальше, и сразу начать их применять.

Чтобы двигаться из точки А в точку Б, нужно сначала определить эти точки, понять, на каком этапе развития находится ваш бизнес. Большинство посуточников не видят полной картины своего бизнеса. Они в течение дня переключаются с одного на другое, им приходится решать ежедневно десятки разноплановых, не связанных друг с другом, задач. Но разрозненные пазлы не дают полной картины. Это похоже на то, как слепцы из известной притчи определяли, что такое слон: каждый потрогал и сделал неправильные выводы.

Решая текущие потребности бизнеса, невозможно построить систему.

Это может показаться странным, так как вы полностью знаете свой бизнес: как набирать квартиры, куда везти белье в стирку, где покупать туалетную бумагу для квартир и т. д. Но пока вы не увидите все процессы одновременно, вы не сможете составить полное взвешенное мнение о своем бизнесе. Поэтому многие и не могут выбраться из состояния «ремесленника».

Посуточный бизнес – это совокупность процессов. Сюда входят и наём персонала, и обработка заявок, и подготовка квартир к заезду, и поиск новых объектов и т. д. Прибыль вы получаете, последовательно выполняя определенные шаги.

Как и в любом другом, в бизнесе на посуточной аренде можно выделить основные процессы. К ним относятся:

Кроме этого, есть процесс создания продукта:

Можно также выделить вспомогательные процессы:

Так, на составляющие нужно разбить все процессы, которые есть в бизнесе. Вы увидите, сколько всего нужно делать, чтобы он был успешным. Понятно, что один человек не может заниматься всеми процессами, поэтому без внимания остается либо маркетинг, либо продажи, либо сервис и т. д. Систематизация начинается отсюда. Когда вы видите, сколько процессов предусматривает текущий бизнес, осознаёте, сколько в реальности осуществляется. Становится понятно, почему, например, никак не удается выйти на запланированную прибыль, почему не получается запустить больше квартир и т. д.

Построение системы — это упорядочивание всех процессов и настройка эффективного взаимодействия между ними. Но пока вы не увидите все процессы в одном месте, не будет предмета для систематизации.

Следующим шагом будет анализ полученных результатов. Возможно, вы увидите, что многими процессами в вашем бизнесе не занимается никто, или все задачи вы выполняете в одиночку. Скорее всего, у вас появится осознание, что пора встать на позицию предпринимателя: нанимать персонал и расширять команду.

Полина Макарян рекомендует в первую очередь нанять ассистента, а потом с его помощью — всех остальных. Это должен быть человек, который поможет упорядочить процессы, создать алгоритмы, регламенты, инструкции для работы. Он избавит руководителя от рутинных задач, сделает ваш путь по построению бизнеса сфокусированным и целенаправленным. Понять, что поручить ассистенту, помогает процессная бизнес-модель. Ему можно передать любой процесс, потратив немного времени и объяснив, как это делаете вы или как это должно быть сделано. Но не стоит с первого дня передавать ассистенту дела, где высока степень риска. Например, управление финансами или процесс продаж.

С помощью процессной бизнес-модели вам будет легко определить, какой блок процессов сейчас критически важен, но обделен вниманием, и исправить эту ситуацию, расставив приоритеты.

Например, вы видите, что плохо идут продажи, вы не успеваете грамотно обрабатывать заявки, нет менеджера по продажам. Но вам непонятно, как его нанять, что он будет делать и как ему передать свой опыт. Легко делегировать задачу продажи, когда у вас в бизнес-модели этот процесс подробно описан. Нужно просто взять из нее те пункты, которые находятся в компетенции менеджера, — это и будет его функционал. Это также и основа для составления вакансии, и база для создания должностной инструкции и регламентов. В идеале — всё это может реализовать ассистент. И задача уже не кажется неподъемной. После ее решения у вас освобождается время, чтобы обратить внимание на другой важный для бизнеса процесс, потом еще один и так далее.

Таким образом, день за днем, шаг за шагом, перебирая каждый процесс, вы будете создавать систему и каркас своей компании. Важно понимать, что на это потребуется время. Нужно запастись терпением и действовать не торопясь, планомерно, решая одну задачу за другой.

Полина Макарян — не теоретик, а практик. Именно так она выстраивала свою компанию, в которой сейчас работает сплоченная команда из 22 человек, с правильно выстроенной иерархией, где каждый сотрудник знает свои обязанности, несет ответственность за свой участок работы. Компания дает результат уже без участия руководителя бизнеса в операционной деятельности.

Подводя итог, можно сказать, что наиболее эффективная комбинация для начала построения системы выглядит так:

Эта последовательность действий дает результаты в любом бизнесе, и посуточный — не исключение.

Эти слова приписывают не то Эйнштейну, не то Франклину, не то Марку Твену. Но важно другое: если вы хотите получить изменения в своем бизнесе, начинайте действовать новыми методами.