Управление посуточной арендой на основе регулярного менеджмента

Этого принципа придерживаются многие предприниматели. Часто они пытаются стать «многоруким Шивой», который занимается и оперативными делами, и стратегическими задачами. Результатом становится или отсутствие четкой, ясной стратегии, или выгорание руководителя. А чаще всего – и то, и другое.

Наш герой, Алексей Иванов, начал посуточный бизнес в 2016 году: сначала работал один, потом нанял персонал. На сегодняшний день его компания «Две подушки» – это 65 квартир в управлении, 18 сотрудников и оборот 40 миллионов рублей в год. Также он основал компанию «НАДО!МАРКЕТИНГ», которая занимается продвижением и рекламой посуточных квартир. Алексей – эксперт по продажам, наставник, коуч.

Были времена, когда в 2020 году, в период локдауна, Алексей уволил всех сотрудников, кроме горничных. Летом того года он сам принимал по 30 звонков в день, запускал по 6 квартир в месяц, занимался мелким ремонтом в апартаментах. В компании было 45 квартир, и в тот момент предприниматель узнал о методе внедрения регулярного менеджмента. Он решил опробовать новые способы управления. Алексей сумел выстроить работу компании так, что теперь он может не отвечать на звонки, не проверять сообщения, заниматься другими делами. Он уверен, что бизнес работает и без его непосредственного участия.

Как бизнесмен, он прошел все этапы становления. Как и все, совершал ошибки и теперь может поделиться своим опытом руководителя, который выстроил работу так, что компания работает без его постоянного присутствия.

Многие записывают возникающие проблемы где придется: в ежедневнике, заметках телефона, в календаре, на клочках бумаги и т.п. Теперь нужно собрать все источники, куда записали информацию о возникших проблемах, в одном месте. Выписать три основные проблемы.

Упорядочивание интерьера — обязательное условие для хороших продаж.

Что такое задача? Она состоит из одного действия, понятно, как ее решить за один шаг. Проект отличается от задачи тем, что он решается со временем и состоит из списка задач. Если задача не выполняется (вы ее игнорируете, переносите), то это не задача, а проект. Либо из формулировки задачи непонятно, как ее решать. Есть еще третий вариант – эту задачу не нужно решать, поэтому она постоянно переносится.
Когда вы выписали все проблемы, нужно спросить себя, чего вы хотите.

Как вы видите, то, что записано в последней колонке, за один шаг не решить. Значит, это проект, который нужно разбить на шаги и получить задачи, задав себе вопрос: «Каков первый шаг?» Например, чтобы создать систему обучения и контроля горничных, нужно найти того, кто это уже сделал, и перенять его опыт.

Когда вы научитесь это делать, задачи будут решаться на 50% в момент постановки. Перед постановкой задачи задайте себе вопрос: «Для чего я это хочу? Зачем мне это нужно выполнять?». Представить идеальный конечный результат. Сформулировать эту задачу правильно: начать с глагола, добавить к нему существительное, количественный или качественный показатель, добавить ответственного за исполнение и крайний срок. Представить, что задача вырвана из контекста – понятно ли, о чем речь?

Вам может показаться, что писать так много слов ни к чему. Поверьте, вы потратите гораздо больше времени, когда будете отвечать на уточняющие телефонные звонки.

Таск-менеджер – это программа для учета задач. Их достаточно много можно найти в интернете. Правильно подобранное программное обеспечение помогает управлять задачами, ускоряет решение многих рутинных ситуаций, улучшает взаимопонимание в коллективе. Выбирайте – какой больше нравится и отвечает вашим потребностям. Самые популярные: WEEEK, Trello, Todoist.

В чем преимущества менеджеров задач:

• цифровой носитель – ничего не забудете и не потеряете;
• есть возможность совместной работы с командой: каждый ставит себе задачи;
• можно подключить отдел контроля качества или руководителя к просмотру задач.

В таск-менеджерах есть списки задач, которые пользователь настраивает под себя. Алексей Иванов рекомендует использовать следующие списки:

• «общий», куда записываются все задачи;
• «на неделю» – сюда переносятся задачи из общего списка;
• «сегодня» – задачи на день из недельного списка;
• «выполнены» – чтобы можно было оценить, сколько задач было выполнено за период;
• «неактуально» – задача из любого списка, потерявшая актуальность.

Попросить сотрудников выписать вопросы на бумагу, объяснить разницу между задачами и проектами, показать персоналу, как правильно ставить задачи по формуле делегирования, и объяснить, как работать с менеджером задач.

Часто работники сопротивляются нововведениям. Если вы столкнулись с этим явлением в своей компании, нужно донести информацию не в директивном виде, а с точки зрения эффективности и ценности именно для людей. Освоив новый принцип работы, сотрудник повысит свою эффективность и сможет выстроить карьеру. Этот навык пригодится и в любой другой сфере, в любом другом месте работы. Можно добиться лучших результатов, получить бОльшую зарплату и т.п.

На планерке нужно выбрать задачи, над которыми команда будет работать на неделе, и назначить ответственных. У каждого спросить, какой первый шаг для решения своей задачи он сделает. Если сотрудник его легко называет, значит, он понимает задачу. На следующей планерке, через неделю, подвести итоги предыдущей недели с разборами, что не получилось и почему. Как правило, решение одной задачи требует постановки следующей. Поэтому у сотрудника стоит спросить об очередном шаге.

«Зачем мне всё это, если я работаю один?» – вы можете задать такой вопрос. Нужно понимать, что вы как руководитель – главное лицо компании. От вашей организованности, системности зависит ее успех или провал. Если вы со временем собираетесь расширять бизнес, стоит подойти к этому серьезно, заранее подготовившись. Когда у вас появятся сотрудники, они будут брать пример с вас.

Многие предприниматели говорят, что им некогда заниматься всеми этими новшествами. Есть выход: наймите ассистента. Он, конечно, не будет решать за вас вопросы, но поможет организовать бизнес так, чтобы отнимал меньше времени и при этом был эффективным, приносил прибыль.

Что может ассистент:

• Выгрузить ваши задачи и проблемы и перевести их в задачи в таск-менеджере. Он просто будет задавать вопросы, а вы будете говорить о наболевшем. Он всё запишет в единый список и представит в наглядном виде.
• Выбрать для вас таск-менеджер, объяснить, почему лучше пользоваться тем или другим, провести презентацию, занести туда все задачи команды.
• Всё, что вы делали для себя, повторить с вашей командой.
• Составить инструкции, описать правила работы.
• Проводить еженедельные планерки и т.д.

Лайфхак от Алексея Иванова

Да, на начальном этапе для внедрения новой системы управления потребуются время и силы. Но потом вы сможете решать только общие задачи коллектива, в котором каждый сотрудник будет знать, что ему нужно делать, и понимать, для чего. А начать лучше всего с себя. Когда вы сами пройдете этот путь, вам будет проще объяснить команде, что вы от нее хотите.