Понравилась статья? Поделитесь в соцсетях:

Автоматизация посуточной аренды: как упростить учет и повысить эффективность

Время чтения: 10 минут

Автоматизация посуточной аренды — ключевой инструмент для упрощения управления недвижимостью, снижения операционных затрат и повышения прибыльности. Владелец нескольких квартир или управляющая компания сталкиваются с рядом задач: управление бронированиями, контроль платежей, организация уборки, взаимодействие с гостями. Автоматизированные системы помогают минимизировать рутину, снизить риск ошибок и улучшить качество обслуживания гостей.
В этой статье разберем основные этапы автоматизации учета аренды и расскажем о сервисах, которые помогают управлять бизнесом.

Содержание

Какие проблемы решает автоматизация
Процесс автоматизации аренды
1. Выявление потребностей
2. Выбор инструмента
3. Настройка системы
4. Тестирование
5. Оценка результатов
Как решаются основные задачи
Учет гостей и бесконтактное заселение
Договоры и документооборот
Управление горничными
Финансовые операции
Обработка заявок
Связь с арендаторами
Что использовать для автоматизации посуточной аренды
1. RealtyCalendar
2. FrontDesk24
3. Bnovo
4. Агаст
Заключение

Для любого бизнеса переход в автоматический режим управления проходит в три этапа:

На первом шаге предприниматель знакомится с различными сервисами и выбирает оптимальный для своего бизнеса.
Далее выбранный инструмент нужно подключить к сервисам бронирования, электронного документооборота, платежным системам и т. п.
Затем нужно проверить корректность работы, выявить возможные ошибки и исправить их.

Какие проблемы решает автоматизация

Программные решения особенно полезны владельцам нескольких объектов, управляющим посуточной сдачей.

Основные проблемы, которые решает автоматизация:

Сокращает количество ошибок при бронировании, расчетах и коммуникации с гостями.
Позволяет автоматизировать рутинные процессы и освободить время для других задач.
Упрощает контроль доходов и расходов, минимизирует потери от неоплаченных броней за счет автоматической предоплаты, напоминаний о платежах.
Помогает отслеживать работу горничных и других сотрудников.

Процесс автоматизации аренды

Данный процесс начинается с понимания необходимости оптимизации управления бизнесом. С увеличением количества объектов и каналов продаж предприниматели приходят к выводу, что ручное управление бронированиями и платежами занимает много времени. Поэтому поэтапно начинают внедрять автоматизированные решения.

1. Выявление потребностей

На этом этапе владельцы недвижимости анализируют текущие процессы и выявляют основные проблемы, такие как:

Потеря заявок из-за ручного учета.
Ошибки при заселении и управлении бронированиями.
Долгое время обработки платежей.
Отсутствие централизованного контроля за работой персонала.

Понимание этих факторов помогает определить, какие инструменты необходимы.

2. Выбор инструмента

После определения проблем проводится анализ доступных решений. Важно учитывать следующие параметры, такие как:

Интеграция с платформами бронирования.
Возможность автоматизированного управления платежами.
Поддержка учета финансовых потоков и отчетности.
Гибкость настройки процессов.

В результате выбирается сервис, который наиболее соответствует требованиям бизнеса.

3. Настройка системы

Выбранный инструмент интегрируется с уже существующей инфраструктурой: подключаются каналы бронирования, настраиваются уведомления, создаются шаблоны договоров и платежных документов. В этот период также проводится обучение сотрудников.

4. Тестирование

Перед полноценным запуском необходимо протестировать систему.
Для этого проводятся:

Проверка корректности обработки бронирований.
Тестирование автоматических уведомлений.
Оценка точности финансовых расчетов.
Испытания работы интеграций (системы замков, платежных шлюзов и др.).

Исправляются возможные ошибки и оптимизируются настройки.

5. Оценка результатов

После запуска системы анализируется ее эффективность.
Владельцы бизнеса получают следующие преимущества:

Снижение количества ошибок.
Упрощение работы с гостями и персоналом.
Увеличение скорости обработки бронирований.
Контроль финансовых потоков в режиме реального времени.

Оптимизация становится неотъемлемой частью управления недвижимостью, позволяя сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса.

Строим системный бизнес!

Подключить

Подключи RealtyCalendar
прямо сейчас

Как решаются основные задачи

Цифровые технологии позволяют решить основные задачи по управлению посуточным бизнесом: от заселения и расчетов до общения с клиентами и учета финансов. Разберем подробно некоторые из них.

Учет гостей и бесконтактное заселение

Современные системы позволяют автоматизировать процесс заселения с помощью электронных замков с одноразовыми кодами. Они исключают риск потери ключей и обеспечивают удобный удаленный доступ. Онлайн-регистрация через специальные сервисы ускоряет процесс заселения и упрощает отчетность. Автоматические уведомления информируют гостей о правилах проживания, сроках выезда и других деталях.

Договоры и документооборот

Сервисы электронного документооборота автоматически создают документы на основании данных бронирования и заранее составленных шаблонов. Это сокращает затраты времени на бумажную работу. Арендатор и арендодатель могут подписывать документы без необходимости личной встречи. Облачное хранение документов обеспечивает доступ к договорам в любое время.

Управление горничными

Системы управления персоналом распределяют задачи, отслеживают статус уборки. Автоматизированные уведомления сообщают горничным о необходимости уборки после выезда гостей. Чат-боты и мобильные приложения помогают координировать работу персонала в реальном времени. Контроль качества осуществляется с помощью чек-листов и отчетов в мобильных приложениях.

Финансовые операции

Интеграция с платежными системами упрощает расчеты с клиентами. Онлайн-кассы автоматически проводят платежи и фиксируют их в системе. Системы учета упрощают ведение бухгалтерии и учет доходов/расходов. Отчеты и аналитика помогают анализировать финансовые потоки и планировать бюджет.

Обработка заявок

Системы автоматизации аренды позволяют быстро реагировать на запросы гостей. CRM-системы фиксируют все обращения гостей и распределяют их по приоритетности. Автоматизированные ответы ускоряют обработку стандартных запросов. Интеграция с мессенджерами позволяет оперативно взаимодействовать с гостями.

Связь с арендаторами

Эффективное взаимодействие с гостями повышает уровень сервиса. Автоматические уведомления информируют гостей о заселении, условиях проживания и выселении. Чат-боты отвечают на частые вопросы арендаторов без участия владельца. Обратная связь автоматически собирается для улучшения качества сервиса.

Что использовать для автоматизации посуточной аренды

Существует множество решений, которые помогают автоматизировать посуточный бизнес. Рассмотрим основные из них.

1. RealtyCalendar

Сервис автоматизации аренды RealtyCalendar

RealtyCalendar — это мощная система, предназначенная для предпринимателей, управляющих посуточной недвижимостью. Она позволяет вести учет, управлять бронированиями и платежами в едином интерфейсе. Система интегрируется с популярными сервисами бронирования, такими как Авито, Суточно.ру и другими, синхронизируя календари и предотвращая двойные брони.

Среди ключевых возможностей:

Управление бронированиями в реальном времени.
Генерация отчетов и финансовая аналитика.
Интеграция с платежными системами для автоматического списания средств.

2. FrontDesk24

Сервис автоматизации учета аренды FrontDesk24

FrontDesk24 — это удобное решение для комплексной автоматизации аренды. Оно ориентировано на небольшие отели, хостелы и владельцев нескольких квартир.

Основные функции:

Автоматическая продажа номеров, койко-мест, посуточного и почасового бронирования.
Интеграция с электронными замками для бесконтактного доступа.
Интеграция с 1С:Бухгалтерией.
Передача данных о гостях в МВД.
Контроль финансовых потоков и автоматическое составление отчетности.

3. Bnovo

Сервис автоматизации учета аренды Bnovo

Bnovo — это система для автоматизации учета аренды. Ее широко используют владельцы гостиничного бизнеса и управляющие апартаментами.

Она позволяет перевести в автоматический режим все ключевые процессы, такие как:

Гибкое управление ценами и тарифами в зависимости от сезона.
Автоматическая интеграция с системами учета и CRM.
Отчеты по загрузке и доходности объектов.
Управление скидками и специальными предложениями.

Система для управления бронированиями и финансовыми операциями ориентирована в основном на отельеров и владельцев нескольких объектов.

4. Агаст

Сервис комплексной автоматизации учета посуточной аренды Агаст

Агаст — профессиональная система, которая объединяет в себе все необходимые инструменты для работы с клиентами и сотрудниками. Этот сервис подходит как для индивидуальных владельцев, так и для управляющих компаний.

Основные функции:

Менеджер каналов.
Создание индивидуальных правил бронирования и заселения.
Аналитика доходов и расходов в режиме реального времени.
Управление лояльностью клиентов через бонусные программы.
Автоматизация контроля работы горничных и технического персонала.

Строим системный бизнес!

Подключить

Подключи RealtyCalendar
прямо сейчас

Заключение

Автоматизация посуточной аренды — это ключ к эффективному управлению недвижимостью, сокращению рутинных задач и повышению доходов. Важно учитывать интеграционные возможности, удобство интерфейса и поддержку пользователей.

Для успешного внедрения рекомендуется:

Тестировать систему перед покупкой, используя демо-версии.
Оптимизировать процессы, настроив автоматические уведомления и платежи.
Периодически анализировать эффективность системы и вносить корректировки.

Выбор инструмента зависит от количества объектов, бюджета и ключевых задач.

Полезные статьи

Отказаться от операционки и стать успешным

История Ольги Пильниковой RealtyCalendar

Как создать уникальное предложение в посуточном бизнесе?

Площадки бронирования, автоматизация, внедрение channel manager и многое другое для посуточного бизнеса

Как выйти на миллион в месяц за год работы

История Ярослава Стригунова RealtyCalendar