Как не стать «загнанной лошадью» в посуточном бизнесе

Когда Владислав начинал, даже не было такого термина, и ему пришлось потратить пару лет на то, чтобы научиться объяснять, чем он занимается.

Владислав придерживается мнения: чтобы хорошо работать, надо хорошо отдыхать и уметь делегировать задачи.

Он хорошо понимает «боли» посуточников, которые, работая с пятью-десятью квартирами сами принимают звонки, отслеживают брони на площадках, занимаются уборкой и закупкой расходников и т.д. Хосты зашиваются, но боятся делегировать задачи. Владислав эту стадию прошел очень быстро, так как невозможно строить серьезный бизнес в перерывах между уборками и заселениями/выселениями гостей. И первой, как у многих, в команде появилась горничная. Некоторые считают, что платить горничной — лишние расходы. Но если посчитать, сколько стоит час ее работы и час вашей работы как рантье, решение будет принято быстро. То же самое касается всех остальных задач. Если нанять сотрудника и передать ему какие-либо функции будет стоить дешевле, чем заниматься самому, целесообразно это сделать.

Владислав Елизаренко:

В первую очередь, должен быть человек, который занимается рекрутингом. На начальном этапе это может быть личный помощник, ассистент, человек, который закрывает базовые потребности. У Владислава в компании — это рекрутер. Его задача — постоянно обеспечивать поток соискателей на вакансии мастеров, горничных, маркетологов, и т.д. Когда владелец бизнеса сам проводит по 4-5 групповых собеседований в неделю, это не оставляет времени и сил на другие дела, которые требуют его внимания. Рекрутер в компании Елизаренко — первый человек с которым взаимодействует потенциальный сотрудник. Дальше в должность его вводит уже руководитель направления. Найти удаленного рекрутера с таким функционалом можно без проблем, это не стоит больших денег, но решает большой вопрос с поиском персонала.

Но, конечно, нанять сотрудников — это полдела. Чтобы бизнес работал, нужно их обучить, объяснить принципы и стандарты работы. А чтобы они могли ее выполнять качественно и в срок, необходимо автоматизировать бизнес-процессы.

Уже в самом начале, когда у Владислава было в бизнесе 6 объектов, он задумался о необходимости PMS – системы, где бы собиралась вся информация по загрузке, бронированиям, оплатам, данным гостей и т. д. (народное название – «шахматка»)

Например, если у вас в бизнесе 50 квартир, можно с большой долей вероятности предположить, что по половине из них ежедневно происходят какие-либо операции.

Владислав Елизаренко:

Второе, что Владислав внедрил в компании — это CRM-система. Не всем она нужна: если у вас небольшой бизнес, возможно, к этому вопросу вы придете позже, когда нужно будет решать задачи управления продажами. Здесь стоит протестировать, какая из CRM-систем подойдет под ваши запросы. Владислав, попробовав поработать в AMO-crm и Bitrix24, выбрал последнюю. Но надо заметить, что RealtyCalendar интегрируется и с той, и с другой. Когда компания Владислава не пользовалась этими решениями, было даже непонятно, вернули гостю залог или нет. Из-за этого появлялись негативные отзывы.

И третье, что рекомендует Владислав Елизаренко — хотя бы немного разбираться в Excel, так как часто возникает необходимость что-то посчитать, чтобы увидеть какие-то закономерности. Например, Владислав как-то выгрузил сделки за полтора месяца в таблицу и увидел, на какие часы приходится пик бронирований. Стало понятно, к какому часу нужно отредактировать цены, внести необходимые изменения в объявления на рекламных площадках. Возвращаясь к вопросу о делегировании: если вы не поручите это кому-то из сотрудников, у вас просто не будет хватать времени на аналитику, на то, чтобы зарабатывать больше. На разных площадках есть множество данных, которые нужно уметь анализировать, чтобы принимать взвешенные решения. Чтобы они основывались не на интуиции, а на данных о стоимости бронирования, сроках проживания, стоимости контакта гостя и т. д.

Владислав Елизаренко:

Вывод, который напрашивается сам собой: в каждом конкретном случае нужны разные инструменты автоматизации. Например, для исключения овербукинга — одни, получения отчетов для налоговой — другие, отчетов для собственника — третьи.

Мы часто слышим разговоры о том, что предпринимателю хотелось бы расти, но все сервисы автоматизации — платные. Многие считают, что если автоматизировать бизнес, вырастут расходы и упадет доход.

Владислав считает, что оно того стоит. Взять хотя бы функцию учета и возврата залогов. Когда объектов много, возможно, даже придется нанять для этого отдельного сотрудника. Но можно посчитать, насколько это выгодно, или сколько своего времени вы потратите на поиски залога (от кого пришло, когда, на какую карту и т. п.), выяснение реквизитов или спорных ситуаций с гостями, возврат, объяснения с налоговой, что это не доход и т. п.

Да, сервис может быть не всегда выгоден, но вам нужно точно знать цифры, чтобы принять решение: пользоваться им или нет.

Еще одна важная причина отказа от масштабирования — страх. Многие боятся выпустить из рук бразды правления. Страх делегирования возникает, конечно, не на пустом месте. Возможно, у вас уже был отрицательный опыт. Но стоит обратить внимание на тех коллег, кто уже вырос и сумел справиться со своими сомнениями.

Владислав честно признался:

К любой ситуации можно отнестись по-разному. Лучше — конструктивно: воспринять ее как опыт и продумать заранее, как можно предотвратить ее повторение или минимизировать последствия.

Кто-то боится расти и говорит, что посутка уже «не та», нет заселяемости. Владислав на такие слова отвечает:
«Если у вас нет заселяемости, значит что-то не то с маркетингом, либо с сотрудником, который отвечает за этот участок. Нужно внимательно смотреть, из-за чего такое происходит: снизилось количество обращений, упала конверсия, увеличилось количество отрицательных отзывов — причин может быть множество».

Но без анализа показателей бизнеса вы не сможете увидеть, в чем корень проблемы, а без автоматизации и качественного отдыха руки до него могут не дойти никогда.

Вы можете сказать: расти хочу, но некогда, потому что страшно поручить дела кому-то другому, да и некому. Тут можно только посоветовать: притормозить. Найдите помощников, передайте им повседневные дела. Можно заняться этими вопросами в межсезонье (если у вас в регионе есть ярко выраженная сезонность) или в периоды спада наплыва гостей. А когда появится временной ресурс на масштабирование, то с цифрами в руках наращивать обороты и обновленными войти в новый сезон.

С автоматизацией процессов вам поможет RealtyCalendar. Подключившись к системе вы получите не только более 20 функций для ежедневной работы и аналитики, но и удобное мобильное приложение. Вы сможете настроить разные уровни доступа для всех членов команды и заниматься развитием бизнеса.